ขั้นกว่าของการจัดเวรในพริบตาเดียว-ฉบับแลกเวร

เคยหรือไม่ที่กำลังนอนหลับสบายแล้วมีใครสักคนโทรมาถามว่า "พี่ลืมเวรหรือเปล่าคะ!"

ขนลุกเลยค่ะ!!

ถ้าไม่นับชนิดลืมเอง สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดเห็นจะเป็น ปัญหาการแลกเวรแล้วเกิดลืม หรือเราไม่ลืมแต่อีกฝ่ายลืม หรือไม่มีใครลืมแค่ไปสาย แต่ทั้งหมดทั้งมวลเกิดเพราะแลกเวรไม่บอกใคร ทีมงานจึงตามหา ยิ่งถ้าระดับแลก 2-3 ทอด มีบุคลากรร่วมวงมากกว่าสองยิ่งไปกันใหญ่ กลายเป็นภารกิจโทรตามกันแทบทั้งวงเวร

อย่างไรก็ตาม รากเหง้าของปัญหานี้ไม่ใช่เรื่องการสื่อสารเท่านั้น แต่ยังแตกกิ่งก้านสัมพันธ์ไปยังเรื่องสำคัญๆอีกหลายประการ

ปัญหาการแลกเวร

บทความก่อนหน้านี้เราเคยคุยกันถึง competency ของหน้าที่ต่างๆในเวรกันมาบ้างแล้ว

เนื่องด้วยการประกันคุณภาพมาตรฐานโรงพยาบาลให้ความสำคัญกับคุณสมบัติ หรือที่เรียกกันว่า competency ของผู้รับผิดชอบหน้าที่ต่างๆในเวรหนึ่งๆ การจัดอัตรากำลังจึงมิใช่เพียงการหาคนมาลงให้ครบตำแหน่งเท่านั้น แต่ยังต้องพิจารณาคุณสมบัติของแต่ละตำแหน่งอย่างถี่ถ้วน (นำไปสู่ฟีเจอร์ติด tag ให้ตารางเวรที่จะมาช่วยแก้ปัญหา)

อย่างไรก็ดี แม้ตารางเวรจะจัดมาดีแล้ว แต่หลังปล่อยตารางเวรออกไป นี่กลับเป็นช่องว่างของปัญหาการบังคับใช้

โดยทั่วไปหากต้องการแลกหรือขายเวร บุคลากอาจตกลงกันเอง โดยถือเป็นเรื่องของคนสองคนที่จะทำข้อตกลงระหว่างกัน ทว่า...เมื่อมีเรื่อง competency มาจับ การแลกเวรระหว่างกันจึงมิใช่เรื่องของคนสองคนอีกต่อไป

หลายโรงพยาบาลกำหนดให้การแลกเวรต้องผ่านการเห็นชอบของหัวหน้าตึก/ผู้จัดตาราง นำไปสู่ภาระงานจุกจิก ทั้งต้องคอยรับคำขอ คอยตรวจสอบความเหมาะสมกลับไปกลับมา รวมถึงต้องคอยอัพเดทตารางให้ทราบทั่วกัน

บางกรณีเช่นในสายแพทย์ การแลกเวรอาจเกิดขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดตาราง แต่กลับเกิดปัญหาการสื่อสาร แลกเวรแล้วไม่ได้แจ้ง หรือไม่ทราบจะแจ้งหรือกระจายข่าวให้ทราบทั่วกันได้อย่างไร

ดูเหมือนการแลกเวรไม่ควรเป็นเรื่องระหว่างสองฝ่าย แต่ควรเป็นการตกลงกันของสองคน โดยมีกรอบมาครอบกำหนดตามมาตรฐาน และมีช่องทางอัพเดทตารางอย่างทั่วถึงเหมาะสม

ระบบการแลกเวรของ CORTEX SHIFT

หลังได้รับไอเดียจากผู้ใช้งาน ทีมจึงรับมาปรับเป็นระบบแลกเวรให้แก่ CORTEX SHIFT โดยมีวิธีการใช้งานคร่าวๆดังนี้

1.บุคลากรที่ต้องการแลกเวร ส่งคำขอแลกเวรผ่านระบบไปยังบุคลากรที่ตนต้องการแลกด้วย

2.บุคลากรปลายทางรับคำขอ และตอบตกลงหรือไม่ตกลงผ่านระบบ

3.ผู้จัดตารางเวรเห็นรายการคำขอแลกเวรทั้งหมด

4.ระบบทำการประมวลผลว่าคำขอแลกเวรนั้นๆเป็นไปตามข้อกำหนด/ข้อจำกัด/เงื่อนไขใดๆของตารางเวรนั้นๆหรือไม่

5.ระบบแสดงรายละเอียดของบุคลากรสองฝั่ง ได้แก่

-รายละเอียดเวรและจำนวนหลังแลก

-จำนวนวันลาต่างๆ

-สามารถเรียก tag คำขอที่ผ่านๆมา มาประกอบการพิจารณาได้

6.ผู้จัดตารางเวรทำการอนุมัติหรือไม่อนุมัติผ่านระบบ

7.ระบบแจ้งผลกลับไปยังบุคลากรทั้งสองฝั่ง พร้อมอัพเดทตารางเวร

สังเกตว่าการแลกเวรผ่านระบบนอกจากสะดวกสบายแล้ว ผู้จัดตารางเวรยังเห็นภาพรวมของตารางเวร ทั้งรายละเอียดรายเวร มีใครขึ้น เหมาะสมหรือไม่ และภาพรวมรายเดือน ว่ามีใครหรือเวรใด หนักไปมากไป เหมาะสมในภาพรวมหรือเปล่า โดยมีระบบคอยช่วยให้คำแนะนำ ตรวจสอบความถูกต้อง และเสิร์ฟข้อมูลที่ผู้จัดตารางจำเป็นต้องใช้

การแลกเวรผ่านระบบจึงช่วยให้การรักษามาตรฐานของโรงพยาบาล รวมถึงการกำกับติดตามเป็นไปอย่างราบรื่น

Fig 1 : ตัวอย่างคำขอแลกเวร

อีกแง่มุมของการแลกเวร

ย้อนกลับมายังบุคลากรในวงเวร แม้การแลกเวรผ่านระบบดูเหมือนจะช่วยผู้จัดตารางเวร/หัวหน้าหน่วยงานเป็นหลัก แต่แท้จริงแล้วระบบนี้กลับช่วยให้บุคลากรในวงเวรสามารถทำงานได้อย่างสบายใจมากขึ้นด้วย

เริ่มจากคำขอแลกเวรถูกรับส่งผ่านระบบโดยสมบูรณ์ จึงไม่อาจตกหล่นสูญหาย การตอบกลับไม่ว่าจะตกลง/อนุมัติหรือไม่ ล้วนถูกบันทึกในระบบอย่างเป็นทางการ ยิ่งเมื่อรวมกับข้อมูลจำนวนเวร, จำนวนวันลา, ไปจนถึงจำนวน tag คำขอ ที่สามารถดึงขอทุกคนได้ย้อนหลัง ยิ่งส่งเสริมให้การจัดตารางเวรเป็นไปอย่างยุติธรรม และที่สำคัญตรวจสอบได้

นอกจากนี้ข้อมูลตารางเวรที่วิเคราะห์ลงลึกถึงรายบุคคล ย่อมช่วยให้บุคลากรวางแผนบริหารจัดการเวลาของตนได้สะดวกมากขึ้น

อันที่จริงการแลกเวรจะว่าเป็นเรื่องเล็กก็เล็ก เพราะเกี่ยวพันกับการตกลงของสองคน แต่ะว่าเป็นเรื่องใหญ่ก็ใหญ่ เพราะมีผลต่อการรักษามาตรฐานการรักษา ยิ่งเมื่อมองให้รอบด้าน ระบบการแลกเวรกลับมีแง่มุมที่ต้องพิจารณา ทั้งจากมุมมองของผู้จัดตารางเวรก็ดี มุมมองของบุคลากรในวงเวรก็ดี หวังว่าระบบแลกเวรของ CORTEX SHIFT ตัวใหม่นี้จะมีส่วนช่วยให้พี่ๆน้องๆชาวสาธาฯ สามารถบริหารจัดการเวลาได้อย่างเฉียบขาดและสุขกายสบายใจมากขึ้นนะคะ